DS Sign

DatenSchutzerklärung digital SIGNieren lassen


DS Sign hilft Ihnen der Nachweispflicht nachzukommen. Ganz ohne Zettelwirtschaft.

Nachdem Sie DS Sign gebucht haben, stellen wir Ihnen eine persönliche Website bereit. Sie können wählen, welche Daten vom Kunden (Name, Anschrift, Kundennummer, o. ä.) erfasst werden sollen. Neben der Erfassung von Einwilligungen in die Datenschutzerklärung, bieten wir auch die Einwilligung in die Verwendung von Visitenkarten an. Hier kann die Visitenkarte direkt als Foto erfasst werden.

Und das schon ab € 9,90 (monatlich). *1
Einwilligungen zum Datenschutz, jederzeit und überall: *2
  • Die Einwilligung zum Datenschutz bei Ihnen im Ladenlokal unterzeichnen lassen:
    • an Ihrer Rezeption,
    • an Ihrer Kundenannahme,
    • oder an Ihrem Empfang.
  • Bei Ihrem Kunden vor Ort oder unterwegs:
    • die Datenschutzerklärung gegenzeichnen lassen,
    • oder die Visitenkarte Ihrer Geschäftspartners oder Kunden DSGVO-konform erfassen.


  1. Legen Sie Ihre Datenschutzerklärung gut sicht- und lesbar aus. Im besten Fall laminiert, direkt an der Kundenannahme / Rezeption.
  2. Sobald Sie einen Kunden neu in Ihre Kundenkartei aufnehmen oder aus anderem Grund personenbezogene Daten erfassen müssen, lassen Sie den Kunden Ihre Datenschutzerklärung lesen.
  3. Nachdem der Kunde die Datenschutzerklärung gelesen hat, öffnen Sie Ihre DS Sign Website. Sie können sich diese auch als „App“ abspeichern:
    • iOS: Wechseln Sie mit Safari zu Ihrer DS Sign Website. Tippen Sie auf Share und danach auf „Zum Home-Bildschirm“.
    • Android: Wechseln Sie mit Ihrem Webbrowser zu Ihrer DS Sign Website und wählen Sie je nach Browser: Einstellung (...) und dann „Zur Startseite hinzufügen“ oder „Web App installieren“.
  4. Standardmäßig versehen wir Ihre individuelle Website mit einem PIN. Sie können diese auf Wunsch durch uns ändern oder entfernen lassen. Ohne PIN-Schutz ist es jedem mit Ihrer individuelle Website-Adresse möglich Ihnen über das Formular E-Mails zu senden.
  5. Lassen Sie den Kunden die erforderlichen Daten ausfüllen und unterschreiben. Unterstützen Sie den Kunden ggf. indem Sie die Daten vor-ausfüllen und ihm erst zur Kontrolle und Unterschrift das Tablet vorlegen.
  6. Bitte drehen Sie das Tablet nicht nachdem unterschrieben wurde. Das Unterschriftsfeld wird in diesem Fall geleert, da sich die Größe des Eingabefeldes ändert und die Unterschrift dann ggf. nicht mehr lesbar wäre. In diesem Fall muss der Kunde erneut unterschreiben.
  7. Lassen Sie den Kunden seine Eingaben mit „Absenden“ bestätigen.
  8. Der Erfolg wird mit einer Meldung quittiert. Sollte es zu einer Fehlermeldung kommen, machen Sie bitte unbedingt einen Screenshot. Wir haben zum Schutz der personenbezogenen Daten auf eine Protokollierung verzichtet und bekommen daher auch keine Informationen über auftretende Fehler.
  9. Bitte überprüfen Sie unmittelbar nach der Unterschrift, dass Sie die Einwilligung per E-Mail erhalten haben und diese auch vollständig ist.

  1. Ein aktuelles Tablet oder Mobiltelefon mit einem gängigen Betriebssystem. Sie können die Funktionstüchtigkeit von DS Sign im Voraus prüfen. Kontaktieren Sie uns einfach und wir stellen Ihnen die Anwendung zum Testen zur Verfügung.
  2. E-Mail Adresse zum Empfangen der Einwilligungen. Richten Sie hierzu am besten eine eigene E-Mail Adresse ein, die ausschließlich für den Empfang der Einwilligungen vorgesehen ist.
  3. E-Mail Adresse zum Versenden der Einwilligungen inkl. Passwort, Serverdaten und Anbietername. Die Sender E-Mailadresse kann der Empfänger Adresse entsprechen. In jedem Fall müssen die Empfänger- und Sender- E-Mail Adresse in der selben Domain registriert sein. Das erkennen Sie meistens an dem gleichen ...@domain.de Anteil in der Adresse. Wählen Sie ein sicheres Passwort: Kryptisch, mit mind. 15 Stellen und schalten Sie TLS/SSL ein. TLS/SSL ist ein Protokoll zur Verschlüsselung der Verbindung und der gängige Standard. sollte Ihr Anbieter kein TLS/SSL anbieten, können wir diese E-Mail Adresse leider nicht als Sender Adresse verwenden. Wir unterstüzen Sie gerne bei der Beschaffung der Daten und der Einrichtung.
  4. Welche Daten möchten Sie vom Kunden (mit-) erfassen? Sie sollten zumindest die Daten erfassen, die den Kunden in Ihrer Kundenkartei eindeutig identifizierbar machen.
  5. Zusammenfassung:
    • Sender E-Mail
      • E-Mail Adresse
      • Passwort
      • Ausgehende Server- / SMTP- Adresse
      • Port
      • SSL (Muss aktiviert sein)
    • Empfänger E-Mail Adresse (wenn ungleich Sender Adresse)
    • Wunsch PIN (mind. 3 Zahlen)
    • Welche Daten Ihres Kunden möchten Sie digital erfassen
    Wir unterstüzen Sie gerne bei der Beschaffung der Daten und der Einrichtung.

Häufige Fragen:

Nein, die Einwilligung ist freiwillig! Sollte ihr Kunde die Zustimmung ablehnen, dürfen Sie keine personenbezogenen Daten des Kunden erfassen. Alle Leistungen, für die keine personenbezogenen Daten erforderlich sind, können erbracht werden. Alle anderen nicht. Klären Sie Ihren Kunden über die Vor- und Nachteile auf.

Sollte Ihr Kunde bedenken haben, seine digitale Einwilligung zu geben, übergeben Sie Ihrem Kunden Ihre Einwilligungserklärung auf Papier.

Es werden die eingegebenen Daten sowie die Unterschrift temporär erfasst. Diese Daten werden sofort zu einem pdf verarbeitet und via E-Mail an die hinterlegte E-Mail Adresse versendet. Es werden keine der eingegebenen Daten gespeichert.

Ja. DS Sign erfasst die Eingaben des Kunden, verarbeitet diese umgehend und überträgt diese TLS/SSL verschlüsselt zu Ihrem Mailanbieter: Dieser muss natürlich ebenfalls DSGVO-konform arbeiten und Sie sollten die Daten(auftrags-)verarbeitung vereinbart haben. Dadurch, dass die Sender- und Empfänger- E-Mail Adresse beim gleichen Mail-Anbieter liegt, verlässt die E-Mail den Anbieter nicht. Von Ihrem Kunden werden keinerlei Daten auf unseren Systemen gespeichert.

Sie können Ihren persönlichen PIN speichern. Damit bleibt der PIN bei der aktuellen Sitzung (bis zu 24 Std.) bestehen. Wenn Sie die Seite neu-laden, werden Sie wieder zur PIN-Eingabe aufgefordert. Sollten Sie die Website als App gespeichert haben, können Sie durch Löschen der Website-Daten die gespeicherte PIN löschen.

Zur Anleitung für iOS (ext. Link)
Zur Anleitung für Android (ext. Link)


*1

Leider können auch wir nicht auf Kleingedrucktes verzichten:
Jedes Unternehmen ist anders und hat individuelle Anforderungen. Daher sind unsere Preise nur Richtwerte (ohne MwSt). Diese richten sich nach dem zu erwartenden Umfang unserer Tätigkeit. In einem Angebot listen wir selbstverständlich alle Kosten und Leistungen transparent auf.

*2

(Temporärer) Fehlerfall und Haftungsausschluss: Wir sind bemüht Ihnen DS Sign unterbrechungsfrei zur Verfügung zu stellen. Leider ist ein IT-System niemals fehlerfrei. Auch haben wir keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit unserer Website, da diese durch einen Hoster bereitgestellt wird. Wir können nicht garantieren, dass unser Angebot zu jeder Zeit zur Verfügung steht. Bitte haben Sie daher immer einige Papier-Einwilligungen zur Hand und informieren Sie uns schnellstmöglich, sollte es zum Fehlerfall kommen. Wir werden uns bestmöglich um die Fehlerbehebung kümmern.